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Auteur : Mike

SalenGo et les métiers de la restauration / traiteur

SalenGo et les métiers de la restauration / traiteur

SalenGo qui rend la gestion de votre restauration simple. Conçu pour automatiser vos processes, générer plus de ventes et ravir vos clients.

Gérer votre propre entreprise de restauration signifie que vous êtes impliqué dans tous les aspects de la commande, de la production, de la livraison et de la facturation. SalenGo est la solution qui introduit efficacité et organisation à l’ensemble du processus, vous permettant de reprendre le contrôle de votre entreprise.

Au cours de ces années, SalenGo a mis en place la technologie dans les entreprises de restauration, issue de partenariat avec nos clients, afin de les aider au quotidien et dans leur croissance. Nous avons pu voir une passion pour créer des produits étonnants – cependant – beaucoup de traiteurs rencontrent les mêmes pièges quand il s’agit du côté opérationnel de leur entreprise.

Offrir un service de traiteur n’est pas seulement une question autour du produit, il s’agit surtout d’une réel expérience client.

  • Comment les commandes sont passées,
  • La communication avec le client,
  • La production et la qualité du produit,
  • L’expédition et la livraison,
  • La facturation et le paiement,

La plupart des traiteurs commencent par gérer toutes ces tâches en utilisant une combinaison de logiciels : courrier électronique, documents Word, feuilles de calcul Excel, logiciels de comptabilité, notes papier, téléphone, etc…

Tout ses différents outils sont autant de sources d’erreurs que de temps perdu ; vous devenez esclave du copier-coller et potentiellement générer des erreurs. Toute ceci peut vite dégénérer en cauchemar et avoir une image négative vis-à-vis de vos clients.

Bien sûr, il existe de meilleures façons de gérer votre restauration ! Au sommet de l’échelle, il existe des logiciels de gestion de la restauration dédiés (très onéreux) qui sont construits spécifiquement pour vous – chaque évolution prend du temps, empêchant ainsi toute agilité et flexibilité dans votre évolution.

ELIMINER LE « COPIER-COLLER »

Si vous tapez la même information plus d’une fois, vous perdez du temps et pouvez faire des erreurs.

SalenGo – en complément du module TRAITEUR –  vous permet de saisir une commande de restauration une seule fois et celui-ci produira automatiquement des feuilles de calcul, des factures, des journaux de production et des ordres de transfert directement.

STOCKER ET PARTAGER VOS DONNÉES EN TEMPS REEL

Dans un process optimum, vous avez besoin de partager des informations sur vos commandes avec le reste de votre équipe (commercial, comptabilité, production, livraison, etc..). Compte tenu de la nature dynamique de la restauration, vous ne voulez pas générer de mauvaises commandes, car vous finirez par livrer la mauvaise commande !

SalenGo – logiciel Cloud par essence – vous permet donc de stocker vos données dans un emplacement unique et central ; ainsi tous les membres de votre équipe peuvent accéder à la même information, où qu’ils soient. Un avantage secondaire de la technologie Cloud est que vos données sont automatiquement sauvegardées en dehors de votre bureau ou cuisine, réduisant considérablement le risque de perdre toutes vos données précieuses.

Donc, si vous enregistrez actuellement tous vos documents de facturation / production / restauration / … sur votre bureau de PC et envoyez-les par courriel à vos clients,il est peut-être temps de changer !

OPTIMISER VOS COMMANDES EN LIGNE

Simplifiez vous la vie en centralisant toutes vos commandes en ligne (via notre API) ; non seulement vous aurez les avantages commerciaux et commerciaux d’être en ligne (i.e. plus de ventes !) – cependant, d’un point de vue opérationnel, il y a aussi des avantages.

L’expérience et le parcours client sont essentiels dans la réussite de votre entreprise.

En automatisant au maximum le parcours client, de la prise de commande par internet ou par téléphone jusqu’à la livraison, au travers de SalenGo, vous serez en mesure de donner à vos clients – en temps réel – un statut sur les commandes. Le traitement automatique des certaines foncions – comme les heures limites de prise de commande, les quantités minimales, les délais, les exigences alimentaires, … sont autant d’éléments que votre client appréciera d’avoir au moment de sa commande.

Un client satisfait en parle à 2 ; un client insatisfait en parle à 10 (Coefficient de 5).

Les commandes passées en ligne par vos clients peuvent être directement intégrées dans vos rapports de production, factures et comptabilité. Cela signifie un minimum de manipulation (donc d’erreurs potentiels) de votre côté !

NE DEVELOPPEZ PAS VOTRE PROPRE LOGICIEL !

De part les discussions avec nos clients dans la gestion de leur facturation et de production, ceux-ci appartiennent presque toujours dans l’une ou l’autre des catégories suivantes :

  • Leur système actuel consiste en feuilles de calcul, documents Word et e-mails,
  • Ils ont déjà construit leur propre logiciel de facturation / restauration et celui-ci devient de plus en plus obsolète,

En effet, il peut être tentant de faire développer son propre logiciel sur mesure, qui suivra exactement vos recommandations. Toutefois, cela implique une équipe dédier, un suivi au quotidien de celui-ci, pouvoir gérer l’infrastructure, la sécurité, les accès, les nouvelles versions, etc…

Sachez que SalenGo contient plusieurs milliers de ligne de code et a été développé et maintenu par une équipe d’ingénieurs pendant près de 5 ans. Un tel développement coute donc très cher !

De plus, c’est un fait établi dans l’industrie (du logiciel) qu’un logiciel n’est jamais fini. La liste des fonctionnalités supplémentaires évolue quotidiennement ! Vous ne voulez surement pas gérer vous-même (et payer) pour tous les changements, tout en dirigeant une entreprise de restauration.

Aujourd’hui SalenGo traite plus de 20 millions d’euros en commande chaque année, nous sommes proche de nos clients, donc de vous !

Essayez SalenGo peut rationaliser vos opérations de restauration et augmenter vos ventes.

Demander une démo gratuite.

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Joyeuses fêtes de la part de SalenGo

Joyeuses fêtes de la part de SalenGo

Bonjour,

Dans l’esprit des fêtes, je tiens à vous remercier de faire partie de notre « communauté ».

Notre volonté est d’offrir à chacun un outil simple et accessible – de n’importe où – vous permettant de suivre efficacement et en temps réel votre gestion commerciale. Votre fidélité renforce notre croyance dans notre développement à venir.

Vous avez pu apprécier les différentes évolutions au cours de l’année 2017 (interface plus souple, gestion des équipes de production, mise en place d’actions paramétrables, etc…).  Au cours de l’année 2018, de nombreuses autres fonctionnalités verront le jour ; nous sommes impatients d’être votre partenaire dans le succès de votre entreprise.

Nous vous souhaitons de bonnes fêtes de fin d’année et du succès en 2018.

 

The SalenGo Team

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Facturer vos clients automatiquement (et soyez payé rapidement)

Facturer vos clients automatiquement (et soyez payé rapidement)

Automatiser la facturation récurrente pour vos clients et concentrez-vous sur vos différentes tâches.
Des milliers de propriétaires de petites entreprises utilisent les factures récurrentes chaque mois pour facturer leurs clients, pourquoi pas vous ?

 

Comment ça marche ?

Envoyer automatiquement des factures récurrentes avec une flexibilité totale

Rencontrer l’outil de planification le plus flexible disponible. Personnaliser entièrement vos factures pour n’importe quel jour de la semaine, mois ou année et avec n’importe quelle fréquence. Ajoutez les spécifications d’envoi de votre client à sa facture afin qu’il l’obtienne pendant ses heures de bureau et que vous soyez payé plus rapidement.

Gagner du temps avec des paiements récurrents

Associer la facturation automatique avec le paiement en ligne (par carte de crédit) pour vos clients réguliers. Inutile ensuite de suivre le paiement de chaque facture, vous êtes automatiquement averti quand vos clients règlent en ligne.

Créer des factures professionnelles

Construiser des factures qui impressionneront vos clients. Choisisser parmi les modèles simples que nous proposons ou personnaliser facilement vos factures grâce à notre offre : Vos factures personnalisées. La fonction de prévisualisation vous permet de voir à quoi il ressemble vos documents finaux – en temps réel –

Rester focalisé sur ce qui compte le plus

Passer en revue sans effort le statut de vos factures pour voir qui est payé et qui ne l’a pas fait. Agisser rapidement sur ceux qui ont besoin de votre attention. Gagner du temps en suivant facilement et rapidement vos paiements afin de vous concentrer sur votre métier.

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Calcul de la marge brute pour une meilleure rentabilité

Calcul de la marge brute pour une meilleure rentabilité

Surveiller la marge brute de vos ventes assure une meilleure rentabilité à votre entreprise. La seule analyse de l’évolution du chiffre d’affaires ne suffit pas à connaître l’état de santé de votre société. Mais de quoi parle-t-on ?

 Marge brute (ou marge commerciale)

La marge commerciale est en fait la différence entre le prix de vente d’un produit et son prix d’achat. Elle doit être positive car il est interdit de vendre à perte selon le code du commerce (articles L442-2 et -5).

Elle vous permet de pouvoir estimer la rentabilité d’une future affaire ou d’un projet. Il est stratégique de la calculer au moment de la réalisation du devis en anticipant le risque d’une demande de remise de votre client. Une fois que le devis est accepté, il est trop tard pour agir !

Principe de calcul :

  • Marge commerciale : Prix de vente HT – Prix d’achats HT
  • Marge commerciale dans un devis : Total des ventes HT – Total des achats HT

Exemple : je vends un article 100 € alors que je l’achète 70 € ht auprès de mon fournisseur. La marge brute ou marge commerciale est de 30 € ht.

Le taux de marge

Le taux de marge est un ratio  :

Taux de marge : Marge Brute HT / Coût d’achat HT (x 100 pour l’exprimer en pourcentage)

Exemple avec l’exemple précédent : 30 (Marge brute) /70 (Coût d’achat) = 0,43 soit 43%.

Le taux de marge doit être comparé aux taux constatés dans votre domaine d’activité pour pouvoir être pertinent. Votre expert-comptable dispose d’informations à ce sujet. N’hésitez-pas à le solliciter.

Quelques exemples de taux de marge par métier : Habillement 43%, Boulangerie pâtisserie : 71%, Opticiens 60%, Menuiserie 61%, Peinture 80%

Le taux de marque

Cet indicateur est généralement moins employé que le taux de marge.

Taux de marque : Marge Brute HT / Prix de vente HT (x 100 pour l’exprimer en pourcentage)

Marge nette

La marge commerciale et le taux de marge permettent de contrôler rapidement pour un devis ou une commande si l’on ne travaille pas à perte (avec une marge de 0 € ou négative), ou bien que l’on se situe dans les usages de la profession.

Des prix de ventes trop hauts risquent de vous priver de futures commandes. Inversement des achats mal négociés vont forcément vous amener un taux de marge faible.

Seules la marge nette et l’analyse du résultat de votre entreprise vous garantissent la pérennité de votre entreprise. Ces derniers prennent en compte vos coûts de structure, de marketing, de gestion, de traitement, de logistique etc… L’analyse de la marge nette nécessite un travail plus approfondi de vos coûts et de leur ventilation dans le temps.

D’autres indicateurs de marge peuvent être employés selon l’activité considérée :

  • Marge nette commerciale : Marge brute – Frais de gestion commerciale (charges de personnel, coûts marketing…)
  • Marge industrielle : Marge brute – Coût directs de fabrication des produits
  • Marge logistique : Marge brute – Coût d’approvisionnement, de stockage, de manutention…

La marge nette de votre entreprise sera probablement un mixte des différentes approches. Il convient de définir quels sont les coûts liés à votre activité pour les déduire de votre chiffre d’affaires.


SalenGo vous fournit tous les rapports disponibles pour le calcul de vos différentes marges. Ceci inclus une visibilité ‘temps réel’ lors de la création de vos factures.

 

 

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Loi anti-fraude à la TVA 2018

Loi anti-fraude à la TVA 2018

À partir du 1er janvier 2018, vous ne « devriez » plus facturer via un logiciel de facturation non agréé par l’État (loi de finance de décembre 2015). Toutefois, une modification de celle (voir ci-dessous) restreint le champ des personnes assujetties par cette loi (ouf).

Que dit la loi :

A partir du 1er janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA doit disposer d’un certificat de conformité de son ou de ses logiciels de caisse, de gestion ou de comptabilité. Cette disposition, héritée de la loi de finance de 2016, contraint toutes les entreprises qui enregistrent des opérations de règlements de façon informatique à utiliser des solutions répondant à certaines exigences :

  • Inaltérabilité des factures
  • Sécurisation
  • Conservation
  • Archivage des données

Pour résumer, toute transaction de règlement enregistrée ne peut être modifiée ou supprimée sans conserver une trace explicite et datée de l’opération. Des clôtures régulières doivent être prévues de façons annuelles à minima, et mensuelles pour les systèmes de caisses.

La modification

Le ministère des comptes publics a publié le 15 juin dernier un communiqué de presse annonçant “une simplification du dispositif applicable au 1er janvier 2018”, toujours dans le cadre de la lutte contre les logiciels frauduleux.

Ce qu’il faut retenir de cette nouvelle disposition qui a pour objectif d’assouplir la loi : Les entreprises assujetties placées sous le régime de la franchise de TVA ne sont plus concernées par le dispositif. Les entreprises qui ne font uniquement que des opérations B2B ne sont plus concernées par le dispositif ; Seules les fonctions d’encaissement d’un logiciel sont concernées (B2C).

En résumé : Seules les entreprises assujetties qui font des opérations d’encaissements informatisées avec des particuliers devraient être concernées.

Pour information, la non justification par un certificat de votre système d’encaissement informatisé est sanctionnée d’une amende de 7 500€. Il faut ensuite se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.

Et SalenGo dans tout cela ?

Nous tenons à rassurer nos clients (ou futurs clients). Nous avons déjà pris les devants pour garantir la conformité de SalenGo aux exigences de la loi anti-fraude. Il sera possible prochainement de télécharger le certificat sur votre espace utilisateur en cas de contrôle inopiné.

Et les e-commerçants… ?

Les e-commerçants qui ne sont pas auto-entrepreneurs et réalisant des transactions avec des particuliers, seront aussi concernés par la loi. Ils devront aussi s’équiper d’un logiciel conforme à la loi anti-fraude. Toutes les marketplaces ou solution CMS de vente en ligne n’offrent pas forcément toutes les garanties nécessaires pour répondre aux futures exigences légales. La facturation et le suivi des règlements de ces plateformes de ventes devront alors être traités dans une solution certifiée répondant à tous les critères précédemment évoqués.

Et Excel /Word dans tout cela ?

Il semble illusoire d’imaginer que l’on puisse continuer à suivre factures et règlements avec un tableur ou un traitement de texte avec cette loi. En effet ces solutions, très souvent rencontrées chez les petites entreprises (plus de 80%), sont par définition ouvertes à toute modification et ce à tout moment. Beaucoup de petites entreprises vont devoir s’équiper d’une solution plus professionnelle. C’est aussi l’occasion de choisir une solution plus simple et plus productive et pour le coup conforme à la législation – comme SalenGo.

Source

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Calcul de votre chiffre d’affaires – date de Facturation ou Livraison

Calcul de votre chiffre d’affaires – date de Facturation ou Livraison

Le chiffre d’affaires d’une entreprise représente le montant de ses affaires (hors taxes) dans l’exercice de son activité professionnelle courante. Il correspond à la somme des ventes de marchandises, de produits fabriqués, des prestations de services et des produits des activités annexes.

Il s’obtient en faisant la somme de l’ensemble des factures et avoirs hors taxes émis au cours d’un exercice donné :

  • Ce chiffre est exprimé en unités monétaires.
  • Il est calculé soustraction faite des rabais, remises et ristournes accordées.

IL se calcule sur n’importe quelle période, mais il est souvent calculé de façon mensuelle, trimestrielle et annuelle.

Il est utilisé pour :

  • estimer la performance des ventes d’une entreprise et sa valeur économique ;
  • suivre la façon dont son activité évolue durant plusieurs exercices ;
  • évaluer la façon dont elle se positionne au sein de son secteur, en la comparant avec d’autres sociétés ou avec la moyenne de sa branche.

La formule permettant de calculer un chiffre d’affaires (CA) est la suivante : Prix de vente x quantité vendues = CA

SalenGo permet 2 modes de calcul en fonction de votre activité :

  • Calcul basé sur la date de facturation du produit/service.
    Exemple : je fabrique des marteaux. Sur un an, je vends 1000 marteaux  à 30 €. Mon chiffre d’affaires annuel est de 30 000 € annuels hors taxe.
  • Calcul basé sur la date de livraison du produit (transfert de propriété)
    Exemple : Vous recevez une commande de 15 000 € pour la livraison de petit-dejeuners d’entreprise le 20 décembre; ceux-ci ne sont livrés que le 10 janvier. Ces 15 000 € seront pris en compte l’année suivante et non sur l’exercice de l’année en cours.

Plus d’info sur : lien

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Rapport : Encours clients

Rapport : Encours clients

Définition: « Les encours clients correspondent au total des créances qui sont dues à votre entreprise par vos clients à un moment donnée ». En d’autres termes, il s’agit du montant des factures clients dues à une certaine date, soit le solde cumulé de tous les comptes clients.

 

SalenGo vous permet, à une date donnée, d’avoir donc votre encours – plus besoin de le calculer, nous le faisons pour vous.

et c’est ici, dans les rapports clients :

https://secure.salengo.com/memberspages/reports/client/outstandingamount.aspx

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La facture électronique obligatoire dès 2017

La facture électronique obligatoire dès 2017

Par obligation règlementaire, les factures seront électroniques à partir de janvier 2017. Plusieurs textes complémentaires ont été votés.

L’état montre l’exemple. Dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique, la directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics de 2014 relaie l’obligation de la facture électronique dans la sphère publique.

L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er janvier 2017.D’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Le législateur souhaite que d’ici 2020, le dispositif soit généralisé à l’ensemble des établissements publics et des collectivités territoriales. Pour atteindre cet objectif, l’état impose un calendrier ambitieux :

Calendrier d’obligation de facturation électronique

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

De façon complémentaire, la LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron, prévoit une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé suivant le même calendrier.

Avantages de la facturation électronique

La dématérialisation ne doit pas être vécue comme une contrainte, car elle offre plusieurs avantages :

  • Réduction des coûts : diminution de l’utilisation du papier, suppression des coûts de traitement des envois
  • Meilleure productivité : le personnel pourra se consacrer davantage à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Gain de temps
  • Meilleur respect de la législation
  • Valeur probante des documents transmis
  • Paiements sécurisés
  • Respect de l’environnement
  • Nouvelles opportunités pour les sociétés de dématérialisation.

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Devise et Format monétaire

Devise et Format monétaire

SalenGo vous permet dorénavant de définir un format monétaire « non standard » par rapport à la devise appliquée, et d’appliquer celle-ci-ci soit sur catalogue, sur vos documents, ou autres…

En effet, il peut s’avérer nécessaire que d’appliquer un format non standard (comme pour le carburant à 4 décimales). Dans ce cas, vous spécifiez le nombre de décimal, et indiquez à SalenGo sur quel élément l’appliquer.

Vous pouvez à tout moment revenir à la configuration de base.

FFC

Prenons l’exemple d’une facture en EURO comportant 4 décimales au niveau du catalogue. En sélectionnant les choix suivants :

  • 4 décimales
  • Appliqué au ‘Catalogue’ (uniquement)

Vous aurez ainsi une facture montrant, d’une part vos articles à 4 décimales, et tous les ‘totaux’ à 2 décimales, comme spécifique pour une facture en EURO. Bien évidemment, si vous souhaitez appliquer plus de décimales sur vos totaux, libre à vous de le faire.

Pour accéder à ces changements, il vous suffit de suivre ce lien : https://secure.salengo.com/memberspages/settings/preferences.aspx

 

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