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Mois : septembre 2014

Un facturier en ligne – est-ce utile ?

Un facturier en ligne – est-ce utile ?

Pour toute transaction financière, que ce soit en B2B ou B2C, un document comptable doit être obligatoirement émis (bon de commande, bon de livraison, devis, facture, etc…) et selon la nature du document, remis aux clients – soit pour validation, soit pour justification.

 La loi impose de conserver ces documents plusieurs années. En cas de contrôle, vous devez être prêt à montrer à votre contrôleur (qui en moyenne contrôle votre société tous les 5 ans) – et si vous êtes dans l’incapacité de la faire, cela peut vite devenir compliquer ! Un autre point à noter est la question de sécurité et confidentialité : en fonction de votre activité, vous allez stocker de plus en plus de papiers : perte de place et risque important d’incendie ! En conséquence, plus votre activité est ancienne ou devient important, plus vous devez prévoir de place sécurisé (dans vos locaux ou loué chez un fournisseur).

Savez-vous qu’en moyenne, il vous faut 5 minutes pour établir une facture papier ?

 Heureusement, l’ère du numérique est arrivé – et avec celui-ci, votre précieux facturier papier se transforme donc en facturier en ligne. Tout ce que vous avez besoin, c’est d’un accès internet (ou bien vous partagez celui de votre téléphone mobile), et d’un ordinateur  ou tablette. Le facturier en ligne présente bon nombres d’avantages :

  • Centralisation et sauvegarde des données automatique : en général, les fournisseurs répliquent leur données sur plusieurs Datacenter (ou centre de données), ce qui vous assure l’intégralité de celles-ci. De plus, elles sont généralement sauvegardées au moins une fois par jours ; en cas de défaillance d’un de leurs serveurs, vous avez toujours accès à vos documents.
  • Sécurité : Personne ne peut accéder à vos données sauf vous – et vos collaborateurs si vous leur avez donné accès. Bien que tout ceci soit virtuel, il s’agit vraiment de coffre-fort, tout aussi sécurisé que votre coffre-fort
  • Disponibilité : Où que vous soyez, vous avez accès à l’ensemble de vos documents.
  • Rapidité : En utilisant l’outil informatique, une recherche ne prend que quelques secondes ; la même chose en ‘papier’ peut prendre plusieurs heures.
  • Rapports Automatiques : un autre avantage des facturiers en ligne est d’avoir à disposition un ensemble de rapports vous donnant l’état – en temps réel – de votre Vous visualisez sans problème vos factures payées de celles qui ne le sont pas, vos bons clients, etc…

Et que dire des logiciels de facturier à installer sur sa machine  ? Il existe bon nombres de logiciel sur le marché,  que ce soit gratuit ou payant.

Pour les logiciels gratuits, il est important de vérifier qu’il ne s’agit pas d’une simple démo (fonctions bridées, qui nécessite de payer pour pouvoir les débloquer). Pour le reste, les logiciels payants viennent généralement avec une souscription et un support annuel (gratuit la 1er année, mais payante ensuite) ; si vous avez un problème ou souhaitez une mise à jour, vous n’y échapperez pas.

De plus, on constate que les prix s’envolent vite dès que vous avez besoin de fonctions supplémentaires.

Dans tous les cas, vérifiez ces points suivants :

  • Capacité à ‘exporter’ les données : le logiciel doit être ‘open’, c’est-à-dire que les données doivent être lisibles par un autre logiciel.
  • Que vous avez les moyens d’effectuer des sauvegardes de la base de données – en dehors de votre PC
  • Que vous n’aurez pas besoin de partager ces données avec une autre équipe.

Comme vous l’avez compris, l’usage d’un facturier en ligne possède bon nombre d’avantage comparé à une version sur PC, ou papier. L’usage d’un facturier en ligne vous permettra de gagner du temps, de la rapidité, du professionnalisme.

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L’intérêt d’utiliser une solution de facturation en ligne

L’intérêt d’utiliser une solution de facturation en ligne

Les nouvelles technologies de la communication sont de plus en plus utilisées dans la vie courante et dans le monde professionnel. Ainsi, même les facturations peuvent être réalisées en ligne, avec des avantages multiples, surtout pour les auto-entrepreneurs ou les entreprises de petite taille.

Les principaux avantages de la facturation en ligne

Il faut noter que la facturation en ligne est un système par lequel l’opération de facturation est réalisée par un prestataire externe. Ainsi, le stockage et la diffusion reviennent à la charge de ce prestataire. Cela a beaucoup d’avantages, car les factures sont donc mieux conservées, en opposition au stockage de papier qui n’est pas sécurisé, ni hygiénique, en plus de la nécessité d’un grand espace et de plusieurs matériels. D’ailleurs, même les stockages numériques dans les ordinateurs ou les disques durs peuvent avoir des failles de sécurité ou des problèmes d’accès dus à soucis techniques au niveau des appareils. Un autre intérêt de cette démarche est la possibilité d’accéder aux factures à tout moment, et de n’importe quel endroit, dès lors qu’il y a un appareil connecté à internet. D’autre part, les mises à jour sont faites automatiquement, ce qui améliore la productivité des utilisateurs.

Où trouver les prestataires de facturation en ligne

De nombreux prestataires dans le domaine de la facturation en ligne sont disponibles sur le web. Ils proposent des services variés, selon les besoins des utilisateurs. Le site Salengo.fr en fait partie, et fournit des prestations de qualité. En effet, il met un logiciel performant à la disposition de ses clients, pour que ces derniers puissent envoyer des factures, suivre les paiements ou émettre des rapports très facilement. Ce logiciel permet également d’effectuer des contrôles à plusieurs niveaux, aussi bien sur les tâches à faire, les dépenses, la gestion du temps et bien d’autres encore. Il s’agit donc d’un compagnon de tous les jours, fidèle et loyal, pour toute petite entreprise.

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Augmentez vos chances de transformer vos devis en factures.

Augmentez vos chances de transformer vos devis en factures.

La majeur parti des artisans, quelques soient leur professions, pensent d’un devis, qu’il soit élaboré sur papier (au travers d’une simple feuille ou d’un facturier), ou par Word ou Excel, n’a aucune incidence sur la décision du client pour signer celles-ci.

Or, la ‘perception’ que peut avoir une personne est aussi influencer par le type de support, et la qualité des éléments retranscrits. A partir d’un logiciel professionnel de facturation en ligne rendra un devis professionnel, complet, et mettra en confiance le client qui sera plus propice à signer. Des études récentes soulignent ce fait, augmentant les chances de conversion d’un devis ou bon de commande en facture.

Et non seulement l’utilisation d’un logiciel permet de gagner des parts de marché, mais fait aussi gagner du temps. En effet, il ne faut qu’une dizaine de secondes (à quelques minutes) pour pouvoir éditer un bon de commande ou devis, et quelques secondes seulement pour transformer celle-ci en facture. L’envoi se faisant électroniquement ou par la poste à partir de la plateforme, tout ceci vous libère du temps que vous pouvez utiliser à autre chose. Les logiciels de facturation en ligne offre de plus la possibilité d’avoir un suivi des encours, des factures impayées, des chèques à encaisser, etc….

Mr Jean, qui possède une société d’électricité dans la région de Strasbourg, nous relate ce fait : « Depuis mon passage à une solution de gestion de devis / factures en ligne, nous avons multiplié les devis et facture par deux. Nous utilisions Excel sur une vieux ordinateur mon collègue et moi-même, ce qui nous obligeait à partager un poste, prendre du temps à copier/coller les bonnes références, pour ensuite imprimer et mettre sous pli. Cela est sans compter les problèmes d’impressions, de recopies, etc… qui nous obligeait à tout recommencer.
Nous avons décidé de migrer sur la plateforme Sale n’Go (www.salengo.fr) qui a le mérite d’être une solution simple et rapide (nous ne sommes pas expert en ce domaine) et nous avons pu nous libérer du temps pour nos clients ; nous faisons même nos devis directement chez le client (à partir d’une tablette) et le suivi est automatique, nous savons exactement où nous en sommes et notre provisionnelle. De plus, la TVA est calculée automatiquement, ce qui facilite la tâche de notre expert-comptable (qui passe moins de temps sur notre société). En conclusion, pour un investissement de quelques dizaines d’euro par mois, nous avons multiplié notre CA par 3 !). »

Bon nombre d’artisans, qu’il soit boulanger, pâtissier, plombier, électricien, ont un intérêt à utiliser une solution de devis facturation. Gain de temps, Gain d’argent (et moins de stress).

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Ce que les artisans sont amenés à facturer – les différentes prestations

Ce que les artisans sont amenés à facturer – les différentes prestations

Ce que les artisans sont amenés à facturer – les différentes prestations

Pour être légale aux yeux de la loi, l’activité artisanale doit respecter les différentes règles en vigueur auxquelles elle est soumise. Quel que soit le type d’activité, elle doit avoir toutes les formes et les dispositions légales nécessaires.

Concernant leur comptabilité, la facture est un élément indispensable même si dans certaines situations, un ticket de caisse peut très bien faire l’affaire. Que l’artisan crée et vend des marchandises, ou qu’il fait de la prestation de service, il doit établir des factures pour ses clients. La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires imposées par la loi, comme le SIREN par exemple. La façon la plus simple serait d’utiliser la facturation en ligne. La facturation en ligne proposée par les spécialistes en la matière est facile à utiliser. Elle est adaptable à chaque prestation. Il suffit de bien spécifier le corps de métier de l’artisan. Les travaux immobiliers, les divers types de main-d’œuvre, et les articles artisanaux sont facturables. Les logiciels de facturation en ligne simplifient le travail de l’artisan puisqu’il n’a qu’à remplir les champs variables et le calcul se fait automatiquement. Les champs variables contiennent les informations sur le prix unitaire, le nombre vendu, l’acompte, et les remises s’il y en a. Dans la pratique, il est possible qu’un avoir puisse être donné aux clients. La facturation en ligne permet aussi d’établir ce genre de facture.

Grâce à la facturation en ligne, l’artisan n’a pas besoin d’être un grand financier pour disposer de cette pièce comptable. Le système de facturation en ligne est la solution offerte aux artisans, quel que soit leur type de prestation. Le transport ou la livraison des marchandises peut être inclus dans la facture. Le logiciel de facturation en ligne permet de le mentionner.

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Le temps perdu pour les artisans à facturer et être payé

Le temps perdu pour les artisans à facturer et être payé

Le temps perdu pour les artisans à facturer et être payé

En tant que profession libérale, la prestation d’un artisan est dorénavant accessible sur le web. Avec l’appui de la facturation en ligne, la personne pourra demander sa rémunération dans un temps record. Ce nouveau système de régularisation administrative est facile à utiliser, de sorte que le prestataire et le client pourront effectuer la transaction à distance. Effectivement il sera possible de programmer les factures. Ces dernières seront envoyées automatiquement aux clients de manière individuelle ou par lots. La facturation en ligne conserve la trace de toutes les transactions dans un emplacement pré établi. Par conséquent, l’artisan saura quelles facture ont été payées et qui sont en attente de paiement. Malgré l’instauration de cette plateforme innovatrice, les artisans font face à une difficulté importante au niveau du délai. Premièrement, l’établissement de la facture constitue un véritable casse-tête, car chaque client dispose d’un système de comptabilité différent. Pour ne pas perdre du temps, certains artisans font appellent à un comptable temporaire pour établir la facturation. Surtout s’il s’agit d’une dizaine de clients ou d’une entreprise issue d’un autre pays. Même si la facturation en ligne possède plusieurs modèles de personnalisation de facture, les clients restent susceptibles à leurs exigences.

Les artisans perdent du temps à facturer

Les artisans perdent énormément de temps à modifier la présentation même si en quelques clics ils peuvent ajouter un logo d’entreprise, modifier les polices et les couleurs, ajouter des informations de contact et choisir les éléments exigés sur chaque facture. La seconde difficulté se trouve sur le paiement. Malgré la réalisation des exigences administratives du client, les artisans se plaignent du recouvrement. La procédure de la facturation en ligne est loin d’être pratique, car le paiement n’est jamais ponctuel. En moyenne, le paiement s’étale entre 2 semaines jusqu’à un mois. Contrairement aux Société Anonymes ou aux firmes multinationales, les artisans vivent d’un fond de roulement très limité en se développant d’une prestation à une autre.

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Difficultés des artisans pour créer et envoyer leur facture.

Difficultés des artisans pour créer et envoyer leur facture.

Difficultés des artisans pour faire et envoyer leur facture.

De nos jours, être chef d’entreprise n’est pas de tout repos car ce rôle implique énormément de responsabilité.

Parmi ses nombreuses responsabilités, un chef d’entreprise doit être en mesure de pouvoir fournir des factures et les envoyer à ses clients.

Face à la concurrence, et ce quelque soit la profession, les chefs d’entreprise ont beaucoup de mal à fixer leur tarif, et il devient donc difficile de rédiger une facture.

Ils doivent impérativement tenir compte des prix du marché, dans ce cas il ne faut pas hésiter à comparer les tarifs avec ceux d’autres entreprises exerçant dans le même domaine.

Le chef d’entreprise doit également détailler au mieux sa facture, en incorporant un libellé, quantité et tarification.

Pour une entreprise de service, le tarif de la main d’œuvre doit impérativement figurer sur la facture.

Il y a tellement d’éléments à prendre en compte que les chefs d’entreprise sont vite dépassés par leur facturation et si l’entreprise fonctionne très bien, dans ce cas les facturations des clients s’accumulent et ils peuvent rapidement être submergés.

La facturation peut devenir un véritable cauchemar pour un chef d’entreprise!

Pour une bonne tenue des comptes il est important d’établir et d’émettre les factures dans l’ordre.

Et pour gagner du temps, la facturation en ligne, grâce à un logiciel adapté, sera une solution plus efficace que les factures rédigées à la main.

Malheureusement trop peu d’entreprises réalisent cette démarche car le chef d’entreprise multiplie les casquettes et manque de temps.

Si la gérance de la facture est désordonnée, l’envoi des factures aux clients concernés sera également désorganisé, et du retard sera pris dans l’envoi des factures.

Entre les devis à établir et les factures à émettre, tout est question d’organisation.

Il est important de réaliser les démarches dans l’ordre afin d’éviter de se retrouver avec une pile de factures.

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